Kommunikation per E-Mail

Eine erfolgreiche Kommunikation über E-Mail verlangt schnelle Antworten. Bei der Formulierung von E-Mails gilt es, die Etikette zu wahren. Kriterien sind z.B. die Formulierung des Inhaltes, die Betreffzeile, Absender- und Empfänger-Angaben und die Dateigröße bei Anhängen. Im gewerblichen Umfeld zählen E-Mails zu Geschäftsbriefen.
Stand 30.05.2011

Inhaltsübersicht:

1. Zügige Beantwortung als Abgrenzungskriterium
2. Formulierung von E-Mails
3. E-Mails als Geschäftsbriefe

Zügige Beantwortung als Abgrenzungskriterium

Neben reinen Text-Kontakt-Links, welche beim Anklicken das lokal installierte E-Mail-Programm des Nutzers öffnen, sind häufig Bestell-, Kontakt- oder Feedback-Formulare Bestandteil einer Website.

Eine erfolgreiche Kommunikation über E-Mail verlangt schnelle Antworten. Der Nutzer erwartet eine Antwort innerhalb von zwei Tagen, meist sogar innerhalb von 24 Stunden - danach hat sich eine Anfrage i.d.R. bereits erübrigt.

Die zügige Beantwortung von E-Mails kann als Marketingargument genutzt werden, stärkt das Vertrauen und stellt ein Abgrenzungskriterium gegenüber anderen Unternehmen dar. Gerade kleine Unternehmen können durch persönliche und zeitnahe Betreuung in diesem Bereich einen Vorteil geltend machen.

Seitenanfang

Formulierung von E-Mails

Bei der Formulierung von E-Mails gilt es, die Etikette zu wahren. In dieser elektronischen Form hat sich der Begriff "Netikette" gefestigt. E-Mails sollten kurz gefasst und gut lesbar formatiert sein. Empfehlenswert ist reiner Text, optimiert auf eine Zeilenbreite von 72 Zeichen, mit Absätzen und Leerzeilen. Bilder und Animationen erhöhen die Ladezeit, auf inhaltlich relevante Bilder kann alternativ durch die Angabe eines URL verwiesen werden.

Beim Weiterleiten oder Beantworten von E-Mails ist nur der tatsächlich benötigte Text zu zitieren und nicht der gesamte Inhalt. Wichtig ist auch eine aussagekräftige Betreffzeile, so dass der Empfänger abschätzen kann, was ihn in der E-Mail erwartet.

Vorsicht ist bei Anhängen geboten: Die Dateigröße von 2 MB sollte nicht überschritten werden. Außerdem ist sicherzustellen, dass der Empfänger eine entsprechende Software zur Verfügung hat, um die Datei zu öffnen. Wird eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt, ist im Sinne des Datenschutzes für die Angabe der Adressen das BCC-Feld zu verwenden, so dass jeder Empfänger nur die eigene E-Mail-Adresse sieht.

Bildbeschreibung "Hinweise für den E-Mail-Versand": Werden E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig versandt, ist das BCC-Feld zu aktivieren.

An das Ende jeder E-Mail gehören Absenderangaben wie z.B. Name, Kontaktdaten und Website-URL. Die Angaben müssen in der E-Mail deutlich lesbar enthalten sein. Die Übermittlung in Form einer angehängten Visitenkarte oder ein Verweis auf das Impressum der Website ist nicht ausreichend.

Seitenanfang

E-Mails als Geschäftsbriefe

Seit dem am 01.01.2007 in Kraft getretenen EHUG zählen E-Mails zu Geschäftsbriefen. Geschäftsbriefe sind damit alle schriftlichen Mitteilungen an einen bestimmten Adressaten, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit abgegeben werden, z.B. Angebote, Rechnungen oder Kündigungen.

Artikel 1 Nr. 13 EHUG fügt bspw. in § 37a Absatz 1 HGB in Bezug auf Geschäftsbriefe die Formulierung "gleichviel welcher Form" (Bundesministerium der Justiz: Bundesgesetzblatt: Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) (externer Verweis: http://www.bgbl.de/Xaver/start.xav?startbk=Bundesanzeiger_BGBl), Bundesgesetzblatt Jahrgang 2006 Teil I Nr. 52, Seite 2553-2586, ausgegeben zu Bonn am 15. November 2006) ein.

An anderen Stellen des Gesetzes finden sich gleiche Ergänzungen für verschiedene Unternehmensformen, was die zunehmende Bedeutung von E-Mails im Geschäftsverkehr unterstreicht. Es gibt eine Vielzahl von Einzelregelungen über Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen (externer Verweis: http://www.hk24.de/recht_und_steuern/allgemeine_rechtsauskuenfte/unternehmensgruendung-und-fuehrung/362918/pflichtangaben_briefe.html), u.a. im HGB, im GmbHG und im Aktiengesetz.

Seitenanfang